Histórico escolar digital: o que sua IES precisa?

O histórico escolar sempre fez parte do processo de registro do diploma. Mas, com o diploma digital, esse documento tinha permanecido em seu universo de origem. Foi a Instrução Normativa nº 2, de 2 de maio de 2022, que o recuperou, colocando-o novamente junto ao diploma. E então chegamos ao histórico escolar digital.

A novidade era esperada, ainda que não no curto tempo delimitado para a adequação das instituições de ensino superior (IES).

O que está em jogo na Instrução Normativa que cria o histórico escolar digital? O que as IES precisam saber? É o que veremos neste artigo.

O que diz a Instrução Normativa nº 2, de 2 de maio de 2022

A Instrução Normativa nº 2, de 2 de maio de 2022, do MEC, que revogou a Instrução Normativa nº 1, de 3 de março de 2022, aprovou a versão 1.04.1 dos sistemas para emissão de diploma digital. 

A versão nova do diploma digital tem o acréscimo de alguns arquivos, além dos dois arquivos XML – um do aluno e um da instituição – e de um PDF da representação visual do diploma. São eles:

• a documentação acadêmica registro do diploma;
• o histórico escolar digital;
• a lista de diplomas anulados; e 
• o arquivo de fiscalização: arquivo gerado sob demanda do MEC, que solicita esse documento para a instituição gerar, a fim de fiscalizar as instituições.

Cada um desses itens tem um tempo para adequação. Para o histórico escolar, em particular, são 90 dias após a publicação da instrução. 

Porém, após 60 dias de publicação, as IES já deverão usar apenas a versão 1.04 dos sistemas para novas emissões de diplomas digitais. As versões anteriores deverão ser preservadas, como um histórico de emissões de diplomas realizados durante a vigência de cada versão. 

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O que o histórico escolar digital precisa conter

Cada IES escolhe o formato e o modelo de histórico escolar, mas as informações obrigatórias, listadas na Portaria nº 1.095, de 25 de outubro de 2018, são:

• Nome da IES com endereço completo;
• Nome completo do diplomado;
• Nacionalidade;
• Número de RG com o órgão e estado emissor;
• Número de CPF;
• Data e estado de nascimento;
• Nome do curso e da habilitação;
• Ato autorizativo de credenciamento da IES, com número, data, seção e página de publicação no DOU, órgão de imprensa oficial dos estados ou do Distrito Federal, ou, então, o número do processo de reconhecimento ou renovação de reconhecimento e o dispositivo que autoriza a expedição e o registro do diploma;
• Mês e ano da realização do vestibular;
• Relação das disciplinas cursadas, com período, carga horária, notas ou conceitos, nomes dos docentes e titulação;
• Carga horária total do curso em horas;
• Forma de ingresso e ano ou semestre de ingresso;
• Data da conclusão do curso, da colação de grau, da expedição do diploma e da expedição do histórico, no caso de histórico escolar final; e
• Situação do aluno no ENADE.

A emissão da versão digital segue as mesmas regras do diploma digital. Terá uma URL e QR code para verificação no portal de validação. 

Detalhe importante é que a versão digital é obrigatória apenas para históricos escolares de conclusão de curso. Históricos escolares com situações como desistência ou abandono de curso não necessariamente precisam ser emitidos na versão digital para alunos que os solicitarem.

Desafios da adequação: consistência é o principal gargalo

Um dos principais desafios das instituições na adequação para a emissão de históricos escolares digitais não é tecnológico, e sim em relação à consistência dos dados. Esse é um desafio que aparece já com a emissão do diploma digital e que pode ser radicalizado com os novos documentos.

É muito comum haver discrepâncias de informações. Um exemplo é haver uma data de colação de grau e de conclusão de curso no diploma e outra no histórico escolar. Da mesma forma, pode haver inconsistência no volume de horas de dedicação, nome do aluno, RG e demais informações registradas em ambos os documentos. 

É muito importante que as IES tomem muito cuidado nesse processo, sobretudo se os documentos forem gerados por meio de integrações distintas. Se os dados do diploma forem coletados de uma fonte diferente da dos dados do histórico e se esses registros forem diferentes, a discrepância estará nos documentos.

Se nas versões físicas desses documentos essas inconsistências passavam despercebidas, eletronicamente os controles tendem a ser mais apurados. Essas informações podem ser facilmente cruzadas. 

Esse é um cuidado que as IES precisam tomar, com um número maior de documentos sendo emitidos digitalmente.

Histórico escolar: mais avanços em direção ao digital

As IESs deram mais um passo importante em direção à desmaterialização do processo de emissão do diploma digital.

Mas o avanço inspira mais cuidados. A tecnologia está disponível, mas continua cabendo às secretarias acadêmicas a utilizarem de maneira correta. 

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